כתבי עת לרכישה (הגדרה, דוגמה) | מהו יומן רכישה?

מהם כתבי עת לרכישה?

כתבי עת לרכישה הם כתבי עת מיוחדים המשמשים ארגון למעקב אחר כל רכישות האשראי. זה ידוע גם בשם ספר רכישה או רכישת יום ספר. בעוד שעסקאות אשראי נרשמות בספר הרכישות, רכישות במזומן נרשמות ביומן כללי. ראוי להזכיר כי רק רכישת אשראי של סחורות נרשמת בעיתונים כאלה וכל הוצאה הונית אינה נכללת.

לרוב הארגונים מחלקת רכישה נפרדת אשר דואגת לתהליך הרכישה המלא שהם זיהוי טובין נדרשים, סיווג, הצעת מחיר, ביצוע ההזמנה ואישור קבלת טובין התואמים לתיאור הרצוי.

רכיבי הזנת יומן רכישה

מספר 1 - שתי מסיבות

בכל רכישה ישנם שני צדדים, קונה ומוכר. שני הצדדים מסכימים למחיר שמשולם על ידי הרוכש בתמורה לסחורה או שירותים. מחיר רכישה זה הוא סכום העסקה עבור כל עיתוני הרכישה. האדם או הארגון שממנו מתבצעת הרכישה נקראים ספק וכאשר הרכישה באשראי, הספק יופיע כנושים במאזן עד למועד ביצוע התשלום.

מס '2 - רכישת אשראי

ארגון רוכש מוצרים ושירותים שונים מספקים מרובים. כאשר טובין נרכש באשראי רשומה רשומת היומן הבאה - נניח ש- X בע"מ רכשה סחורות בשווי 500 דולר מ- Y בע"מ -

כאשר התשלום מתבצע -

# 3 - חשבונית

חשבונית היא מסמך שמונפק על ידי המוכר לרוכש. זהו מסמך מפורט. הוא מכיל את תאריך החשבונית, שם וכתובת הספק, שם הארגון אליו היא מחויבת, כתובת ושם הארגון שאליו נשלחת הסחורה, כמות ותיאור הסחורה, אמצעי התשלום הדרוש על ידי הספק, המטבע של החשבונית, מיסים וכו 'חשבונית היא מסמך חשוב, המהווה נושא יחד עם טובין, וכאשר הוא מגיע לרוכש, הרוכש יתאים את הסחורה שהגיעה עם הזמנת הרכש שהוצבה.

 מס '4 - מחלקת רכש

ברוב הארגונים יש מחלקת רכש נפרדת האחראית על רכישת טובין. לכן, כאשר כל אדם או מחלקה זקוקים לסחורה כלשהי, עליהם לשלוח בקשה למחלקת הרכישה, אם הסחורה כבר זמינה במלאי או במחסן, מחלקת הרכישה תנפיק את הסחורה. אם הסחורה אינה זמינה, צוות הרכישה יזהה את הספק המתמחה בסחורה הדרושה, והם יבצעו את ההזמנה. לאחר שההזמנה הגיעה, הם יבדקו שהיא תואמת לתיאור הנדרש, והכמות תואמת את המבוקש. לאחר שמחלקת הרכישה מאשרת שהתקבלה הסחורה, החשבונית עוברת לחשבונות לתשלום.

 מס '5 - שטר אשראי

במקרים שהסחורה שסופקה אינה תואמת לתיאור, יש להם בעיות איכות או נזק, והרוכש צריך להחזיר אותה לספק. לאחר מכן הספק ינפיק מסמך בשם שטר אשראי, אשר יותאם כנגד תשלומי הסחורה בעתיד. נניח ש- X בע"מ החזירה שווי של 1,000 דולר, ו- Y בע"מ פרסמה שטר אשראי עבור ערך זה. בפעם הבאה ש- X בע"מ תרכוש 5,000 דולר, עליה לשלם רק 4,000 דולר מכיוון ש- 1,000 דולר יותאמו כנגד שטר האשראי.

# 6 - ספר רכישה

פנקס הרכישות מתעד את כל רכישות האשראי במקום אחד, ופרטי הספקים, מספר החשבונית, המטבע, הכמות ופרטים אחרים מוזכרים שם. היתרות עבור ספקים אלה מפנקס הרכישה מועברות לפנקסים בודדים וסך ראשי ההוצאות מחויב בחשבון הוצאות. זהו אחד מספרי היסוד בתהליך ניהול הספרים, החיוני בהכנת יתרות ספרים, יתרת ניסיון וחשבונות סופיים. להלן ספר רכישות לדוגמא XYZ בע"מ לחודש אוגוסט 2019. במקרה זה, היתרות בסך 500 דולר, 1,000 דולר ו -2,000 דולר יועברו לחשבונות בודדים של נייקי, אדידס ופומה בע"מ. כמו כן, חשבון הרכישה יחויב בסכום של 3,500 דולר.

יתרונות כתבי העת לרכישה

  • הפרטים של כל הספקים נמצאים במקום אחד המסייע בהתאמת יתרות ספרים ויתרת ניסיון
  • קל לתחזק ולעקוב אחר נתונים לניתוח ספקים
  • סך רכישת האשראי וסוג הרכישה נמצא במקום אחד
  • מסמך חיוני לתפקוד חלק של מחלקת הרכש
  • במהלך ביקורת סוף השנה, מציאת מספרי החשבוניות הקשורים לספקים כלשהם הופכת נגישה מכתבי העת לרכישה
  • אחד הספרים המפורסמים והמתוחזקים באופן נרחב

חסרונות ביומני הרכישה

  • יש צורך ברואה חשבון נפרד שעולה זמן וכסף
  • אם נבחר חשבון ספק שגוי בספר הרכישות, הוא מוביל לשגיאה בהכנת יתרת ניסיון וחשבונות סופיים

סיכום

כתבי עת לרכישה הם חלק חיוני וחיוני בתהליך החשבונאי של כל ארגון. כאשר היא מיושמת בקפידה, מערכת קול תסייע ברכישות בזמן בדיוק, מה שיוביל לחיסכון בזמן ובכסף. כמו כן, ניתוח הרכישה המופק מכתבי העת הללו מסייע במשא ומתן על חוזים חדשים. כתבי עת לרכישה מסייעים גם בניהול נושים, במעקב אחר מצב טובין שהוחזר, תווי אשראי ויתרות ספרים מעודכנות של ספקים, כל אלה נדרשים כדי שהעסק יצליח ומעודכן. זה מסייע גם בהנחיית ביקורת על ידי מתן הנתונים הדרושים לרואי החשבון.