צמצם את גודל הקובץ של Excel | כיצד להפחית את גודל הקובץ של Excel (שיטות TOP 4)

כיצד להקטין את גודל הקובץ של Excel?

להלן 4 השיטות להפחתת גודל הקובץ של חוברת העבודה של Excel.

  1. שמור קובץ בפורמט בינארי
  2. המרת נוסחאות מיותרות לערכים
  3. דחיסת תמונה
  4. מוחק מטמון ציר

בואו נדון בפירוט בכל אחת מהשיטות -

מס '1 - שמור קובץ בפורמט בינארי

ניתן להקטין את גודל קובץ ה- Excel על ידי המרת הפורמט הרגיל .xlsx ל- .xlsb שהוא הפורמט הבינארי. בכך להקטין את גודל הקובץ לגודל הפחות אפשרי.

  • שלב 1 - פתח קובץ Excel .xlsx.
  • שלב 2 - ואז לחץ על הכרטיסייה קובץ. ברשימה הנפתחת של כרטיסיית הקובץ ב- Excel בחר שמור בשם ב- Excel.

  • שלב 3 - בחר כעת באפשרות עיון ואז תופיע תיבת דו-שיח.

  • שלב 4 - ואז הזן את שם הקובץ ב"שם הקובץ ", כעת בתפריט הנפתח" שמור כסוג "בחר בפורמט .xlsb ולחץ על" שמור ".

גישה זו תאפשר להם להצטיין בקובץ כדי להקטין את גודל הגיליון האלקטרוני.

מס '2 - המרת נוסחאות מיותרות לערכים

הגישה הבאה שניתן להשתמש בה להפחתת גודל קובץ ה- Excel היא להמיר נוסחאות מיותרות לערכים. להלן רשימת השלבים שבהם ניתן להשתמש כדי להבין את המתודולוגיה.

  • שלב 1 - פתח את קובץ ה- Excel ובחר את גליון העבודה כולו או את מספר העמודות להמרה מנוסחאות לערכים.
  • שלב 2 - כעת לחץ על מקש "F5", תיבת הדו-שיח הקופצת תופיע. לאחר מכן לחץ על "מיוחד".

  • שלב 3 - פעולה זו תפתח תיבת דו-שיח נוספת כפי שמוצג להלן, ואז לחץ על כפתור הבחירה של "נוסחאות" ולחץ על אישור.

  • שלב 4 - כעת, לאחר שנבחרו כל התאים המכילים נוסחאות. עבור לכרטיסיה בית ולחץ על "הדבק".
  • שלב 5 - כעת בחרו בערכים לאחר שהרשימה הנפתחת מופיעה כאשר לוחצים על "הדבק". לאחר מכן לחץ על "הדבק ערכים".

  • שלב 6 - לחלופין, השתמש במקש קיצור מקשים CTRL + ALT + V , ואז תופיע תיבת דו-שיח שלמטה. בחר בלחצן הבחירה עבור "ערכים" ולחץ על "אישור".

זה ימיר את הנוסחאות שנבחרו לערכים, שיאפשרו לצמצם את הקובץ ולהפוך את הגיליון האלקטרוני לקל יותר.

# 3 - דחיסת תמונה

הגישה הבאה היא להשתמש בדחיסת התמונה בקובץ Excel כדי להקטין את גודל חוברת העבודה. שיטה זו חיונית כשיש לנו יותר מדי תמונות בחוברת העבודה או בגליון העבודה שמניעים להגדיל את גודל קובץ ה- Excel.

  • שלב 1 - לחץ על התמונה שברצונך לדחוס. לאחר מכן עבור לכרטיסייה "עיצוב" באזור הסרט, כפי שמוצג להלן.

זהו כלי התמונה המופיע רק כאשר נבחרה התמונה.

  • שלב 2 - בכרטיסייה "פורמט" בחר "דחיס תמונות".

  • שלב 3 - תופיע תיבת דו-שיח לאחר בחירת סמל התמונה הדחיסה.

  • שלב 4 - האפשרות "החל רק על תמונה זו" מאפשרת למשתמש לדחוס רק את התמונה שנבחרה. ביטול הבחירה באפשרות זו יאפשר לדחוס את כל התמונות בחוברת העבודה. כמו כן, בחר באפשרות "דואר אלקטרוני (96 PPI)" שהוא גודל המסמך המינימלי לשיתוף.
  • שלב 5 - לחץ על אישור ושמור את חוברת העבודה. זה יקטין את גודל קובץ ה- Excel הכולל.

מס '4 - מחיקת מטמון ציר

הגישה הבאה תסייע בצמצום גודל קובץ ה- Excel על ידי מחיקת מטמון הציר תוך יצירת טבלת הציר מנתוני המקור.

  • שלב 1 - בחר בכרטיסייה "ניתוח" בכלי טבלת הציר. כרטיסייה זו מופיעה רק כאשר נבחרה טבלת הציר בקובץ ה- Excel.

  • שלב 2 - כעת לחץ על התפריט הנפתח אפשרויות ציר ואחריו אפשרויות.

  • שלב 3 - לצד תיבת דו-שיח תופיע, עבור לכרטיסייה נתונים.

  • שלב 4 - כעת בטל את הסימון בתיבת הסימון "שמור נתוני מקור בקובץ". אפשרות זו לא תיצור מטמון ציר כלשהו ומאפשרת להקטין את גודל קובץ ה- Excel.

  • שלב 5 - כעת בחר באפשרות "רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ", הדבר יבטיח שהציר יתרענן ברגע שנפתח קובץ ה- Excel. אם האפשרות לא נבחרת, יש לרענן את טבלת הציר באופן ידני מה שיוביל ליצירת מטמון ציר.

שלב 6 - ואז לחץ על אישור. זה יבטיח כי גודל קובץ ה- Excel יצטמצם.

דברים שיש לזכור

  • פורמט הקובץ XLSB נוטה להיפתח ולשמור בקצב מהיר הרבה יותר, אולם ישנם אפילו כמה דברים שיש לקחת בחשבון כאשר אין להמיר קובצי Excel מבוססי שאילתות ל- XLSB מכיוון שהם עלולים לגרום לשגיאות פונקציונליות בזמן שהם פועלים כ- XLSB.
  • כמו כן אם ניתן להשאיר את גודל הקובץ ב- Excel לפורמט XLSX בין 5MB ל- 7MB כפי שהוא, רק אם גודל הקובץ XLSX מתקרב לספרות כפולות או משולשות במגה. אז ניתן לשקול את קבצי ה- Excel כמפחיתים את גודל הקובץ באמצעות אחת הגישות המתאימות ביותר.
  • ישנן גישות אחרות כגון שימוש בתיקיית הדחיסה הדחוסה, זה נעשה על ידי לחיצה ימנית על קובץ ה- excel, עבור לשלוח ואז לחץ על תיקיית רוכסן דחוסה. זה יקטין את גודל הקובץ בזמן השיתוף. ניתן לעשות זאת גם על ידי בחירת קבצים מרובים ואז דחיסת הקבצים בתיקיה מכווצת.
  • העדיף טבלאות ציר על פני נוסחאות המשמשות לסיכום נתונים עבור מערכי נתונים גדולים יותר בדרך כלל, הדבר ישפיע פחות על גודל הקובץ. כמו כן אם יש שימוש גבוה יותר בנוסחאות המתבצעות, שנה את מצב החישוב האוטומטי למצב ידני בלשונית הנוסחאות. זה יגרום לקובץ להיפתח, לבצע שינויים, לעדכן את קובץ ה- Excel ולסגור את הקבצים הרבה יותר מהר.