ספר חשבונות לתשלומים (הגדרה, דוגמאות) | צעד אחר צעד

הגדרת ספר חשבונות

ספר חשבונות לתשלומים, המכונה גם ספר החשבונות של הנושה, הוא ספר החברות הבת המפרט את פרטי הספקים או הספקים השונים של החברה יחד עם יתרות החשבון שלהם המדגישות את הסכום החוב שיש לשלם לחברה.

הוא עוקב אחר מידע ספציפי לתשלום עבור כל חשבונית, כולל:

• תאריך חשבונית
• מספר חשבונית
• שם הספק / הספק
• כמות ההזמנה
• הסכום לתשלום

יתרת חשבונות חשבונות ספר חשבונות ראשי לכלולים בהשוואה ליתרת חשבונות סופית בתשלום חשבונאות המסיימת כדי להבטיח ששני החשבונות תואמים. השוואה כזו נעשית כחלק מתהליך הסגירה של התקופה (רבעונית / שנתית).

דוגמה לפנקס חשבונות

בואו ננתח את הדוגמה הבאה להבנה רבה יותר:

עסקאות הרכישה של חברת ציוד הספורט טיטאן הן:

• 12 במרץ: רכש מלאי סחורות בסך 20,000 דולר, עם תנאים של 2/15 n 45, יעד FOB מספקי חברת Mighty Sun
• 18 במרץ: החזיר סחורה בשווי 3,000 $ שנפגעה במהלך המשלוחים ב -12 במרץ.
• 27 במרץ: שולם עבור הסחורה של הרכישה ב -18 במרץ מספקי סאן סאן פחות ההחזר וההנחה.

העסקאות החשבונאיות נרשמו בשיטת המלאי התמידי ברישומים הבאים של כתבי העת לתשלום:

יומן רכישה

מלאי סחורות A / C ד"ר ...…………………………………………… 20,000 $

                חשבונות לתשלום מיזוג אויר ………………………………………………………………… 20,000 $

יומן פרסום מזומנים

כתב העת הכללי

כתבי עת אלה יפורסמו עוד בחשבונות לתשלום להלן:

חשבון ספק: ספקי Mighty Sun

פנקס הספקים / חברות הבת יעודכן בהתאם לספקי סאן סאן כ:

כפי שניתן לראות מהטבלאות שלעיל, יתרת הספקים של ספקי Mighty Sun היא $ 0 (NIL), והיתרה לתשלום החשבונות היא גם $ 0 (NIL). מכיוון ששניהם תואמים במדויק, אין הכרח להכין לוח זמנים שלם של חשבונות לתשלום. אם סכום יתרה כלשהו תלוי ועומד, יידרש לוח זמנים נפרד של חשבונות לתשלום. 

הטיפול בחשבונות חייבים יהיה גם באופן דומה.

עם זאת, צריך להיות זהירות ועקביות הנדרשים כדי לשמור. דוגמה זו מיועדת רק לספק אחד ולחודש. יכולות להיות מספר ערכים ומספקים רבים עבור חברה. לפיכך, צריך להיות מנגנון תקין ללא מקום לטעויות שכן פיוס יכול להיות משימה קשה.

סוגיות בהתאמה

להלן הדרכים שבאמצעותן פקד הפנקס יכול לצאת מסנכרון עם החשבונות המשתלמים:

1. רישום ידני בוצע באחד הספרים, ושום תיעוד אחר לא נשמר. זה יקשה על הפיוס.
2. רישום לספר החשבונות (GL) ממודול חשבונות לתשלום עשוי להיות מבוטל בנקודת זמן מסוימת. זה במיוחד במקרה של הקלטה ממוחשבת של ערכים.
3. ייתכן שמשימת פרסום נקטעה עקב טעות אנוש או הפסקת חשמל במהלך העבודה. יש לקחת בחשבון יומן עסקאות עבור רשומות מחוץ למאזן. במקרה שחסר אצווה שלמה, יש להשוות את היסטוריית החשבוניות עם ספר החשבונות.
4. קיימת אפשרות שכל הפרסום יתרחש בהצלחה בעת הכניסה, אך הקובץ נפגע בינתיים. כשיטת מניעה, יש לאחסן עותקים של הקובץ בפורמט פיזי או אלקטרוני.

יתרונות ספר החשבונות

• ספר ספר זה יכול להציע תמונת מצב מהירה של יתרות הספקים הנוכחיות.
• זה שימושי כמודל למטרת בקרה פנימית וביקורת.
• מנהלים ושומרי ספרים יכולים להשוות את יתרת הבת ליתרת החשבונות הכללית למניעת טעויות.
• זה עוזר בהפרדת התפקידים בין העובדים. יהיה עובד נפרד המקליט את העסקה ועוד אחד יבדוק אם קיימות שגיאות אפשריות. זה יבטיח יעילות ובקרה פנימית חזקה.
• מידע זה יכול לשמש ליצירת דוח הזדקנות אשר יציג עוד את שם הספק עם הודעות איחור על איחוד. זה גם מדגיש את הסכום החוב עבור כל חשבונית שלא שולמה. השינויים בתזרים המזומנים שנגרמו היו מודגשים גם הם.
• בנוסף, אם יש עלייה במספר החשבוניות המאוחרות, הדבר עשוי להדגיש בעיות באוספי החשבונות. הוא מציין שללקוחות לוקח יותר זמן מהרגיל לשלם, מה שעשוי לדרוש התייחסות מיידית.

סיכום

קיומו של ספר חשבונות לתשלומים אינו חובה אלא עדיף לשמור על ספרי החשבונות נקיים ומסודרים. פנקסים כאלה עוזרים לעקוב אחר התשלומים המקבלים והתשלומים למשך מספר שנים. זהו כלי קריטי גם בתהליך הביקורת וניתן לקשר אותו בהצלחה במקרה של חקירת רשומות בודדות.

רואי חשבון מוסמכים או אנשים בעלי תואר מסחרי יכולים לבצע משימות כאלה, מה שמקל על משרדים קטנים וספקים לנהל חשבונות כאלה.