תקצוב (פירוש, שיטות) | חמשת סוגי התקציב המובילים

מהו תקצוב?

תקצוב מתייחס לתהליך המשמש את החברות בו מתבצעת התחזית המפורטת של ההכנסות והוצאות החברה לתקופת הזמן הספציפית העתידית בהתחשב בגורמים הפנימיים והחיצוניים השונים ששררו באותה תקופה.

התקציב הוא התוכנית שמתכוונת לברר הכנסות והוצאות פעולות צפויות של ארגון לתקופה עתידית. במילים אחרות, לעסקים, תקצוב ישויות הוא תהליך הכנת דוח מפורט על התוצאות הכספיות הצפויות לתקופה מסוימת. זה לאמוד את העתיד תוך לקיחת תשומות הניהול בהתחשב בגורמים פנימיים וחיצוניים של הארגון.

בכל ארגון מחלקת הכספים ממלאת תפקיד חיוני בהכנת התקציב בהתייעצות עם ההנהלה הגבוהה. זהו מסמך, המופנה לבדיקת הבריאות של הארגון בתקופה המתוקצבת.

התקציב ערוך לביצוע פונקציות שונות כמו תכנון פעילויות, פיתוח פרויקטים, בדיקה ויישום תוכניות וכו '. ישנן פונקציות רבות כאלה לגוף מכין אותן. זה יכול להגדיל את הסיכויים להרוויח בסביבה הנתונה ולעזור לתהליך קבלת ההחלטות של הניהול.

עם זאת, ניתן לחלק את הגישות לשתי נקודות עיקריות להלן;

גישה מלמעלה למטה של ​​תקצוב

בגישה מלמעלה למטה, ההנהלה העליונה מכינה את התקציב על פי מטרת הארגון ומעבירה אותו למנהלים ליישומים. ייתכן שההצעה והתשומות נלקחו מהמנהלים לפני הכנתה, אך התחשבות בהצעותיהם להכנה כזו היא רק על חילול ההנהלה.

תקצוב מלמעלה למטה מתחיל באומדן העלויות ברמה גבוהה יותר. התקציב כולו מחולק למשימות מדרגה ראשונה, ואז למשימה מתחת לרמה ואז למשימה מתחת לרמה.

• ניהול ממגמות וחוויות קודמות מעריך את העלות וההכנסות תוך התחשבות בהשפעות פנימיות כמו גם חיצוניות, כגון עלייה / ירידה בעלות השכר, מצבה הכלכלי של המדינה וכו '.
• הניסיון ותנאי השוק הנוכחיים הם מרכיבים קריטיים להכנת התקציב. ההנהלה צפויה להכיר את ענייני השוק כמו גם את ההיסטוריה של הארגון.
• ההנהלה עשויה לקחת תשומות מהמנהלים בהכנה הראשונית. זה יעזור להנהלה להכיר בתחושות הצוות הנמוך והציפיות ברמת הארגון.
• ההנהלה תבחן את לחץ המרווח, גורמים מקרו-כלכליים כגון שינוי בחקיקת המס וכן גורמים פנימיים כגון הקצאת משאבים.
• ההנהלה עשויה גם לבחון את עמיתיהם ואת תקציביהם ורווחיותם כדי להשוות אותם עם הארגון. זה יעזור לקבוע יעדים לארגון ולהגדיל את השוליים או הרווחיות ולהתעלות על השוק. ההשוואה עם העמיתים עשויה להיות ברמת התחלופה, ברמת העלות או ברווחיות הכוללת. תרגיל זה מסייע להנהלה לברר את הסיבות לפער בין הארגונים.
• ההנהלה מפרסמת את סיום התקציב שלהם עשויה שוב לשים אותו לתשומות המנהל. ההנהלה עשויה לשקול את התשומות שמספקים המנהלים ולסיים אותן.
• לאחר סיום, ההנהלה תפרוס את המשאבים על פי היעד שנקבע בתקציב, ובמידת הצורך יוגדר לכל יחידה / מחלקה עסקית קטנה.

יתרונות

1. תהיה לה גישה פונקציונלית כוללת של החברה ולא גישה חטיבתית מכיוון שהדאגה של ההנהלה תהיה הצמיחה הכוללת של הארגון.
2. זה יהיה בידיים המנוסות, וההנהלה, אם תידרש, תוכל להיעזר בגורם חיצוני.
3. זה יהיה מהיר ויתעלם מבעיות בין-מחלקתיות.
4. זה יהיה אגרסיבי כלפי צמיחת הארגון.

חִסָרוֹן

1. המנהלים / ההנהלה התחתונה יהיו בעלי מוטיבציה מכיוון שאין להם בעלות על התקציב ונוטים להרגיש שההנהלה הציבה יעדים בלתי אפשריים כמעט.
2. ייתכן שלהנהלה העליונה אין מידע קרוב על הארגון, וזה עשוי להשפיע על התקציב שלו.
3. התקשורת הבין-מחלקתית תפגע מכיוון שלא יהיה להם מושג כיצד ההנהלה קובעת יעדים לכל אחד מהם.
4. זמן ניכר של ההנהלה יעבור לכך ועשוי להפסיד מדרך האסטרטגיה.
5. חוששים שהוא פחות מדויק מכיוון שההנהלה ברמה העליונה לא יכולה לקבל את הרעיון של הוצאות נבונות ליחידות.

דוגמא

ABC מוגבלת מכינה את התקציב שלה באמצעות גישה מלמעלה למטה. ההנהלה, להגדלת הרווחיות הכוללת של הארגון, קובעת יעד לצוות המכירות למכור 12000 יחידות במחיר נמוך יותר לשנה. עם זאת, יחידת הייצור אינה יכולה לייצר 12000 יחידות בשנה, והדבר עלול להוביל להתנגשות יומיומית בין מכירות לייצור. אם ההנהלה הייתה לוקחת תשומות גם מיחידת הייצור, מצב זה לא היה נוצר. מצד שני, צוות המכירות השיג אם היעד הוא יצפה להעלאה או תמריץ לספר ההזמנות שלהם למרות שזה לא הועבר בגלל ייצור נמוך יותר. ייתכן שההנהלה תצטרך לשאת בעלות זו ללא כל תוספת בשורה העליונה.

עיין בקורס זה בנושא מודלים פיננסיים, שם אתה לומד הכל על הקרנת דוחות הכנסה, מאזנים ותזרים מזומנים יחד עם עסק המפתח, ההכנסות והעלויות.

גישה מלמטה למעלה של תקצוב

בגישה מלמטה למעלה, המנהלים יכינו את התקציב החכם / היחידה העסקית של המחלקה בהתאם למידע ולניסיון העבר ויציגו אותו בפני ההנהלה לצורך תשומותיהם ואישורם.

הגישה מלמטה למעלה מתחילה בזיהוי הפעולות והמשימות השונות שמבצע הארגון. כל יחידה בארגון תגלה בתקציבים את המשאבים והכספים הנדרשים להם. מחלקת הכספים מאחדת את דרישת המימון של הארגון כולו, ומחלקת משאבי אנוש תאחד את המשאבים הדרושים. התקציב המשולב יועבר להנהלה לאישור.

• מנהלים מניסיונם בעבר ומעורבותם בעסקים השוטפים יכינו תקציב לתקופה הקרובה. ההנהלה ביקשה מהם לקבוע את יעדיהם הנוגעים להכנסות כמו גם לעלות.
• המנהלים צפויים לקחת בחשבון את תנאי השוק ולחצי השוליים ולעזור להם להפוך את זה למציאותי יותר.
• המנהלים צפויים לחרוג מהסביבה הפנימית ולשקול גם את המשפיעים החיצוניים.
• לאחר מכן מנהלים מעמידים את התקציב בפני ההנהלה לבדיקתם ולאישורם. יהיה לו הסבר לכל סעיף, ואם יש שונות משמעותית מתקציב התקופה הקודמת, יש להדגיש את ההנהלה עם ההסבר.
• לאחר פרסום הבדיקה והפתרון לשאילתות, זה יושלם סופית וייושם בכל יחידה עסקית.

יתרונות

1. למניעים יהיה מוטיבציה שכן הבעלות על התקציב היא בידיהם.
2. זה יהיה מציאותי יותר שכן למנהלים יהיה ידע טוב יותר על פעולות הארגון.
3. המנהלים יהיו מחויבים יותר לארגון ולמטרות שהוגדרו על ידם מכיוון שהם הבעלים של אותו.
4. הנהלה בכירה תצטרך כעת להתרכז באסטרטגיה העסקית הכוללת ולא ביחידה עסקית.
5. זה יכול להיות די מדויק עבור המשימה האישית, מה שמוביל לדיוק כולל על פני התקציב הכולל.

חִסָרוֹן

1. ייתכן שהתקציב אינו עולה בקנה אחד עם המטרה הכוללת של הארגון מכיוון שהוא הוכן על ידי המנהלים ברמת היחידה העסקית.
2. זה עלול להיות איטי, ומחלוקות בין מחלקות עלולות להתעורר.
3. ההנהלה עלולה לאבד שליטה על תחזית הארגון.
4. מנהלים עשויים לקבוע יעדים שקל להשיג ולהפחית את הלחץ מהם.

דוגמא

במחיר נמוך יותר תקציב צוות המכירות מכירה של 20000 יחידות, וגם אותן יחידות שתוקצבו בייצור עם התמריץ הנוסף לכל העובדים @ $ 1. בסופו של דבר צוות המכירות השיג את היעד במחיר נמוך יותר וצוות ייצור גם כן. ובכל זאת, הרווחיות הכוללת של הארגון תקבל מכה כתמריץ שניתן לייצור, כמו גם צוות מכירות, יישב למחיר. אז המטרה הכללית של הארגון למקסם את הרווח לא תספיק גם אם הגידול במכירות ובייצור.

סוגי תקציב

הגישה לתקציב תלויה בשלב הארגונים. לסטארט-אפ חדש יתקצב תקצוב מצטבר או אפס בסיס, בעוד שחברה בוגרת עשויה לקבל Kaizen או בסיס תקצוב. בואו נדון בחמשת סוגי התקציבים המובילים -

מספר 1 - תקצוב מצטבר

סוג זה של תקצוב נקרא גם השיטה המסורתית לפיו הוא נערך על ידי לקיחת תקציב התקופה הנוכחית כמדד, כאשר לאחר מכן מתווספים סכומים מצטברים לתקופה החדשה.

בתקצוב מצטבר, הנתונים עבור כל הוצאה והכנסה מתחילים במספרים בפועל של השנה הקודמת ומותאמים לאינפלציה, לצמיחת השוק הכללית ולגורמים אחרים שהניהול רואה לנכון. לדוגמא, בארגון השכר הכולל המשולם לעובדים בשנה מסוימת הוא 500,000 $. כאשר הוא מוכן לשנה הבאה, יינתן עניין ההנהלה שהם זקוקים לחמישה עובדים חדשים נוספים שישולמו להם 30,000 $ כל אחד וגם תוספת של 10% לעובדים הקיימים. לכן, תקציב השכר יהיה Rs. 700,000 $ (500,000 $ + 10% גיוס לעובדים קיימים + (30,000 $ * 5 עובדים חדשים).

מספר 2 - תקצוב מבוסס אפס (ZBB)

ב- ZBB, כל המספרים התאפסו לאפס ונתנו מחשבה חדשה על כל סעיפי התקציב. המספרים החדשים של כל פריט יהיו מוצדקים בנימוק ראוי ולא יהיו נתונים אד הוק.

תקצוב מסוג זה מסייע להנהלה להימנע מהוצאות מסורתיות שאינן נדרשות עוד. מכיוון שהבסיס הוא אפס, ההנהלה יכולה לתת מחשבה חדשה על כל פריט הוצאות ולבחון מחדש את הדרישה או חיסכון אפשרי.

# 3 - תקצוב בסיס (BB)

תקציב מסוג זה הכין לדעת כמה הוצאות יהיו שם רק כדי לשרוד (עסק הולך). עם זאת, כל הוצאה מצטברת מעבר לרמה זו תהיה מוצדקת בעלות מול התועלת מאותה.

זה בדרך כלל הוכן בחברות שנקלעו למחסור במזומן. כדי לקצץ בעלויות, ההנהלה עשויה רק ​​לתקצב תקציב להישרדות וכל הוצאה מעבר לכך תנותק. לדוגמא - שכר דירה, חשמל וצוות עובדים ראשוני חיוניים להפעלת החברה אך הוצאות הכשרה, פיקניק וחגיגה אינן נדרשות להישרדות החברה.

מס '4 - תקצוב מבוסס פעילות (ABB)

תקציב מסוג זה נערך מתוך כוונה לזהות את הפעולות המייצרות עלויות לעסק וכיצד ניתן להפחית את העלות האמורה מהרמה הנוכחית. תקצוב מסוג זה משמש בעיקר בארגון בוגר.

תקצוב מבוסס פעילות הוא תרגיל מורחב כדי למצוא את העלות שלנו לכל פעילות בארגון גדול ולהעריך את תוספת הערך של אותה. תרגיל זה כולל גם הליך חלופי לביצוע אותה פעילות או הגעה לאותה מטרה תוך הפחתת העלות. כמעט בכל ארגון, באופן ישיר או עקיף, מכינים ומתבצעים תקצוב זה. עם זאת, זה תלוי במיקוד של ההנהלה להגדיל אותו או להפחית אותו לרמה מסוימת.

# 5 - תקצוב Kaizen

פירוש "Kaizen" הוא שיפור מתמיד, ותקציב מסוג זה מיועד לשיפור עלויות ולמקסום הכנסות.

Kaizen היא מילה יפנית שמשמעותה שיפור מתמיד של שיטות העבודה, היעילות האישית וכו '. תקצוב Kaizen הוא הכל שיטות חדשניות לשיפור יעילות הארגון לספק. תקצוב Kaizen משתמש בעיקר בארגונים מובילים, שיש להם גישה ארוכת טווח, ותזרים מזומנים לטווח קצר אינו עניין גדול עבורם.