משמעות בקרה תקציבית
בקרה תקציבית ידועה כקביעת תקציב מסוים על ידי ההנהלה על מנת לדעת את ההבדל בין הביצועים בפועל לבין הביצועים המתוקצבים של החברה והיא מסייעת למנהלים בניצול תקציבים אלה בכדי לפקח ולשלוט בעלויות שונות בתקופת החשבונות המסוימת.
זהו תהליך של תכנון ובקרה על כל הפונקציות של הארגון באמצעות השוואה וניתוח של מספרים מתוקצבים לתוצאות בפועל. על ידי השוואת המספרים המתוקצבים עם התוצאות בפועל, הוא מזהה את האזורים שזקוקים לשיפור והיכן ניתן לבצע הפחתת עלויות או שיש לשנות את המספרים המתוקצבים.
סוגי בקרת תקציב
ישנם סוגים שונים של שליטה שארגון יכול ליישם -
מס '1 - בקרה תפעולית
הוא מכסה את ההכנסות והוצאות התפעול, החיוניות לניהול עסקים שוטפים. המספרים בפועל לתקציב מושווים מדי חודש ברוב המקרים. זה עוזר להשגת שליטה על EBITDA - רווח לפני פחת מיסי ריבית והפחתות.
# 2 - בקרת תזרים מזומנים
זהו תקציב חשוב השומר על השליטה על דרישת ההון החוזר ועל ניהול המזומנים. כפיפות בטן במזומן עלולה להזיק לתפקוד היומיומי, ולכן זהו היבט חשוב.
# 3 - Capex Control
הוא מכסה הוצאות הוניות, כמו קניית מכונות או בניית בניין. מכיוון שמדובר בכמות אדירה של כסף, השליטה כאן מסייעת בסילוק הפסולת והפחתת עלויות.
כיצד מכינים את התקציב?
התקציב נערך על בסיס הוצאות קודמות ולוקח בחשבון את כל ההוצאות הצפויות שעלולות להתרחש. כיום, בסביבה ממוחשבת בה נערכים דוחות כספיים בגיליונות אקסל. יש לנו אפשרות לבחור את הממוצע הרבעוני או את הממוצע השנתי.
לדוגמא - אם נרצה להכין את התקציב ליולי 2019 בהתבסס על תוצאות הרבעון השני, זה ייראה -
הנה, נוסחת תקציב יולי = (אפריל + מאי + יוני) / 3 כלומר ממוצע של אפריל, מאי ויוני.
בטבלה שלעיל, בהתבסס על תוצאות בפועל של אפריל, מאי ויוני, אנו צופים כי המכירות יהיו 6,250 דולר והרווח הנקי יהיה 383 דולר לחודש יולי.
בואו נניח שקיבלנו תוצאות בפועל לחודש יולי ונשווה אותן לתקציב יולי כדי לקבל את ההבדל -
במקרה זה, המכירות בפועל לחודש יולי חרגו מהתקציב ב -150 דולר. עכשיו זה יכול להיות בגלל שכמויות רבות יותר נמכרו או שמחיר המכירה ליחידה עלה מעט. אם מחיר המכירה ליחידה נותר קבוע ביולי, המשמעות היא שצוות המכירות ביצע ביצועים טובים מהממוצע וזו הסיבה שהמכירה גדלה.
ניתוח נוסף יראה באיזה אזור ובאיזה מוצר המכירה גדלה. באותה צורה עלות התפעול עלתה ב -33 דולר, מה שיכול להיות בגלל עלות מוגברת של כל חומר קלט, או שזה עלול להיות נלווה למכירות נוספות.
יתרונות וחסרונות של בקרה תקציבית
יתרונות
- כלי יעיל למדידת ביצועים של מחלקות, בודדים ומרכזי עלות;
- זיהוי אזורים לצמצום ושיפור יעילות;
- יעילות מוגברת והפחתת עלויות מביאות למקסום רווח;
- זה גם עוזר בהכנסת תוכניות תמריצים המבוססות על ביצועים.
- הפחתת העלות היא תמיד היעד העיקרי.
- משפר את התיאום בין המחלקות שכן התוצאות והעלויות קשורים זה בזה.
- הוא מספק תובנה לניתוח מעמיק ולכל פעולה מתקנת.
- מועיל בהשגת המטרה ארוכת הטווח של הארגון.
חסרונות
- מספרים מתוקצבים זקוקים לעיתים קרובות לשינוי מכיוון שחיזוי עתידי קשה
- תהליך גוזל זמן ויקר, זקוק לאנשים ומשאבים תהליכי בקרה תקציביים
- לעיתים תהליך זה מצריך תיאום בין מחלקות שונות הוא משימה קשה
- תהליך זה דורש אישור ותמיכה של ההנהלה הבכירה הבכירה
- השוואה תמיד בין הפועלים בפועל לתקציב פוגעת במוטיבציה של העובדים
מגבלות
- העתיד אינו צפוי, כך שתקציב תמיד אינו מבטיח עתיד חלק לארגון
- בעיקר שימוש במספרים שנרשמו בעבר
- מתעלם מדמוגרפיה וגורמים כלכליים רבים אחרים
- לא תמיד ניתן לחזות מדיניות ממשלתית ורפורמות מיסים
- אירועים טבעיים כמו גשם, מונסון, בצורת וגורמים בלתי נשלטים אחרים משפיעים על הביצועים האמיתיים של ארגון שאינו יכול להיחשב לתקציב.
נקודות חשובות שיש לציין
- כל הכנסות או הוצאות צפויות שלא נכללו קודם לכן צריכות להיכלל בתקציב.
- פונקציות הבקרה לא צריכות להיות בעלות אופי קיצוני בכדי להפעיל לחץ על אנשי צוות אם כן, ואז יש צורך בשינוי.
- התקנים זקוקים לתיקון מעת לעת.
- יש להודיע על כל שינוי לכל בעלי העניין באופן מיידי או מראש.
- השינוי בייצור, במכירות או בכל פונקציה בארגון ישפיע על פונקציות הבקרה.
- בסיס הקצאת העלויות הופך להיות חשוב בניתוח ברמת המיקרו, כך שאם יש שינוי בבסיס הקצאת העלויות, יש לנתח אותו באופן מלא לפני הצבתו.
סיכום
בקרה תקציבית הינה היבט חשוב מאוד בפעילות היום יומית של הארגון ובסיכוי לטווח הארוך. כאשר הוא ממוקם בקפידה, זה לא רק עוזר בשליטה בעלויות אלא גם עוזר בשיפור היעילות. יש דברים אחרים כמו עלות סטנדרטית, שהיא גם חלק ממנה.
כאן אנו יכולים לחשב את העלות, היעילות, התשואה או השונות המיקס, וכו '. לכן, זה מזהה את הסיבה המדויקת מאחורי כל שונות כאשר אנו משווים את הפעילות לתקופה אחת לאחרת. מכיוון שבתחרות הגרועה של היום, הארגונים תמיד שואפים למצוינות ולשיטות עבודה מומלצות, ובקרה תקציבית מסייעת בזיהוי והשגת מדיניות ושיטות אלה.
זה מזהה אם יש בעיה או סיכוי לשיפור ברכישת חומרי קלט, בפלט הרצוי מהחומר, בכל נושא עיבוד או בהנהלת צוות מכירות. לכן, כדי להבין את הפונקציות העסקיות לחלוטין וניתוח שורשי גורם לתוצאות שונות, בקרה תקציבית היא כלי חשוב אחד בידי הצדדים הקשורים לארגון.