מהי קבלה במזומן?
קבלה במזומן היא אישור מודפס על סכום המזומן שהתקבל במהלך עסקה הכרוכה בהעברת מזומן או שווה ערך במזומן. העותק המקורי של קבלה זו ניתן ללקוח, ואילו העותק האחר נשמר על ידי המוכר לצרכי חשבונאות.
במילים אחרות, הוא נוצר כאשר ספק מקבל מזומנים או שווה ערך במזומן ממקור חיצוני, כגון לקוח, משקיע או בנק. בדרך כלל, המזומנים מוכרים כאשר לוקחים כסף מלקוח כדי להתאים את יתרת החוב החובית שנוצרה בעת ביצוע עסקת מכירת האשראי. ניתן לראות בכך אוסף כסף המגדיל את יתרת המזומנים ושווי המזומנים במאזן של החברה.
פורמט קבלה במזומן
מטבע הדברים, המידע הבא מופיע בקבלה זו:
- התאריך בו התרחשה העסקה
- המספר הייחודי שהוקצה למסמך לצורך זיהוי
- שם הלקוח
- סכום המזומנים שהתקבל
- אמצעי התשלום, כלומר במזומן, בצ'ק וכו '.
- חתימת הספק
דוגמאות ליומן קבלת מזומנים
להלן לקחנו כמה דוגמאות של כתבי עת לקבלת מזומנים.
דוגמה מס '1
הבה ניקח דוגמא לעסקת מכר במזומן.
נניח כי בשכונה הוקם דוכן לימונדה בכדי לתת מענה ללקוחות בסופי השבוע. זהו מודל עסקי וניל רגיל שבו הספק מוכר כוס לימונדה תמורת 5 דולר מתוך ציפייה שלקוחות ישלמו את הכסף באופן מיידי.
ספק הלימונדה לא מוכר שום כוס לימונדה באשראי; במקום זאת, מוכר קבלת מזומן מיידית עם המכירה (חיוב חשבון המזומן, אשראי על חשבון המכירה). בדוגמה זו, הספק מוכר כל כוס לימונדה כנגד תשלום של 5 $ במזומן מהלקוח, ואז הספק מנפיק את קבלת המזומן ללקוח.
דוגמה מס '2
הבה נבחן דוגמה המשויכת למכירת אשראי המביאה לקבלה.
נניח שיש מפיץ גדול של טלוויזיות שמוכר מגוון מותגי טלוויזיה שונים. המפיץ עסק כבר תקופה ארוכה ויש לו רשת עסקית חזקה. המפיץ רוכש את הטלוויזיות מיצרני טלוויזיה רבים, ובשל מערכת היחסים ארוכת השנים, המפיץ מציע תנאי אשראי נוחים המאפשרים לו להזמין טלוויזיות לפי הצורך. תקופת האשראי שניתנה היא למשך 30 יום. בדוגמה זו, יצרן טלוויזיה יתעד מכירה למפיץ לאחר משלוח הטלוויזיות אליו; עם זאת, זה לא כאשר היצרן יתעד את הקבלה.
במקום זאת, היצרן היה רושם את עסקת המכירה בדוח רווח והפסד ויזהה יתרה חייבת במאזן, אשר אמורה לפרוע בעוד 30 יום (חיוב חשבון החוב, אשראי את חשבון המכירה). הקבלה תונפק לבסוף רק כאשר התשלום בפועל יתממש בצורה של מזומן או צ'ק. במקרה זה, יתרת החוב המתקבלת פוחתת, ויתרת המזומנים תגדל (חיוב חשבון המזומן, אשראי על חשבון החוב).
רלוונטיות ושימושים
זו לא רק הוכחת בעלות אלא משמשת גם למטרות שונות אחרות. לדוגמא, ישנם מקרים בהם הקמעונאי יבקש מלקוח להמציא את קבלת המזומן כדי שניתן יהיה לאשר החלפה או החזרת פריטים שנרכשו. גם במקרה של אחריות למוצר, הספק רשאי לבקש את הקבלה שהונפקה בזמן מכירת המוצר.
יתרון עיקרי נוסף אך מהותי הוא שלמות הרשומות החשבונאיות התומכות בקיומן של עסקאות רישום. אחת הסיבות המשמעותיות לביקורת היא היעדר מסמכים (כמו קבלות במזומן) התומכות בנוכחות העסקה. ככאלה, קיום קבלות כאלה והגשה נכונה ימנע את הסיכון לבעיות ביקורת. ללא קבלות אלה, הרישום החשבונאי אינו שלם, דבר שעלול להיות מסוכן בטווח הארוך.
כמו כן, ניתן להשתמש בתוקף בקבלה המתבקשת במהלך רכישות או תשלומים כדי לתבוע אותה כהוצאה ולאחר מכן להשתמש בה בניכוי למכירות במקרה והרוכש רשום מס מכירה. ההטבה של מס תשומות (מס מכירה על הוצאות) עולה על מס התפוקה (מס מכירה על מכירות) ואז יכול הספק לתבוע החזר כספי בגין העודף או ההפרש.
חשיבות נוספת של קבלות במזומן היא שבתקופות מסוימות, זה יכול להיות שימושי גם לצרכי מס. ניתן להשתמש בו כדי למזער או להפחית את המס לתשלום באופן חוקי. מכיוון שהוא יכול לשמש כהוצאות המנוכות ממכירות, הדבר יפחית את התשלום עקב הכנסה נטו נמוכה יותר.