בקרות חשבונאיות הן הנהלים והשיטות המיושמות על ידי ישות לצורך הבטחתם, תקפותם ודיוקם של הדוחות הכספיים, אך בקרות חשבונאיות אלה מוחלות לצורך התאמה וכאמצעי הגנה עבור החברה ולא לצורך קיום החוקים, הכללים התקנות.
מהי בקרות חשבונאיות?
בקרות חשבונאיות הן האמצעים והבקרות שאומץ על ידי ארגון המביאים ליעילות ותאימות מוגברת ברחבי הארגון ומבטיחים כי הדוחות הכספיים יהיו מדויקים בעת הצגתם למבקרים, בנקאים, משקיעים ובעלי עניין אחרים.
קיימים סוגים שונים של שליטה המופעלים בארגון. כמו כן, אין מדיניות בקרה ישירה החלה על כל ארגון. יישום הפקדים לכל ארגון מתוכנן ומיושם על מנת להתאים לצרכיו, לסוג העסק, לשאיפות, ליעדים ולהנחיות אחרות.
סוגי בקרות חשבונאות
ישנן שלוש קטגוריות עיקריות של בקרות פנימיות חשבונאיות.
מס '1 - בקרות בלש
כפי שהשם מרמז, פקדים אלה הם הפקדים במקום לאיתור פערים וסטיות מהמדיניות הקיימת. זה גם משרת את המטרה של בדיקת תקינות.
לדוגמא - בדיקת הפתעה של יתרת מזומנים בפועל ביד עם קופה ויתרת מזומנים לפי חשבונות תבטיח אם הקופאית עושה את עבודתו בצורה מדויקת או לא. זה עשוי גם לשקף כל שגיאת רישום חשבונאית. בסביבה ממוחשבת בה המספרים עצומים בהיקפם ועיבוד חשבונות מקצה לקצה נעשה על ידי המערכת, במקרים אלה, אולי נרצה להוסיף חשבונית בדיקה ולעקוב אחריה עד לגמר החשבונות כדי לראות אם היא נותנת את התוצאה הרצויה וזה תואם לתקנות.
אותה דרך בהשוואה בין מלאי פיזי בפועל במחסן לבין מלאי סגירה לפי ספרים תראה אם יש בעיה בעיבוד המלאי, עלייה כלשהי או אובדן רגיל. כמו כן, בדיקה שכל הנכסים המופיעים בספרים קיימים פיזית מבטיחה את בטיחות הנכסים.
כעת, לפי דוגמאות, הבנו שבקרות בלשים מיושמות באופן לא סדיר והן בעלות אופי ביקורת לזיהוי שגיאות או פערים.
# 2 - בקרות מונעות
הפקדים מיושמים מדי יום בארגון כדי לעצור את השגיאות או הפערים שקורים מלכתחילה. אנו יכולים לומר שאלה הכללים שכל אחד מהארגון צריך לעמוד בהם בעבודה השוטפת שלהם.
לדוגמא - בסביבה חשבונאית, כאשר אדם מזמין חשבונית, הוא עובר לאדם אחר לבדיקת עמיתים ואישורם. לאחר חשבונית החשבונית, התשלום מתבצע על ידי צוות אחר. זה נקרא הפרדת חובות, וזה מבטיח שלאדם אחד אין שליטה יומית על הזמנת ותשלום החשבוניות.
רוטציה בעבודה היא דוגמה קלאסית לשליטה מונעת. בארגון גדול או במקום קריטי, העובדים מועברים במרווח קבוע על מנת להבטיח שלכל אדם אין גישה לכל מידע או נכס לתקופה ממושכת, מה שמבטיח שהאדם לא יהיה מעורב בגניבות או לא חוקי פעילויות.
בסביבה ממוחשבת, גיבוי נתונים מדי יום בענן הוא גם שליטה מונעת כדי למנוע אובדן נתונים.
# 3 - בקרות מתקנות
אלה הפקדים שבאים להציל כאשר מניעה ובלש שני הפקדים לא הצליחו להימנע משגיאה. בסביבה חשבונאית רישום רישום התאמה או תיקון הוא דוגמה לבקרות מתקנות. לאחר סגירת הספרים לאחר שנת הכספים ומבקרי החשבונות מוצאים נושא שצריך לטפל בו. פתיחה מחדש של שנתוני הכספים וביצוע ההתאמות שביקש מבקר הם גם חלק מבקרה מתקנת.
לדוגמא - בעת פרסום רשומת יומן, חשב החיוב על מר טום במקום מר רוברט תמורת 500 דולר. במקרה זה, יתרת הניסיון עדיין מסכימה, ובהמשך על אימות חשבונות, זוהתה שגיאה זו. הערך לתיקון כאן הוא לחייב את מר רוברט ולזכות את מר טום, כל אחד מהם בסכום של 500 דולר. זה נקרא בקרה מתקנת.
דוגמאות לבקרה פנימית חשבונאית
להלן דוגמאות לבקרות חשבונאיות.
- הפרדת חובות - מעבד ומאשר צריך להיות שני אנשים שונים.
- יש לספק מזהה משתמש עצמאי וסיסמאות לכל העובדים.
- יש לבצע אימות פיזי של מלאי ונכסים.
- יש לבצע התאמה בין בנקים ותיאומים אחרים בין יתרת ניסיון.
- יש ליצור מסמכי נוהל הפעלה רגילים בנוגע לזרימת התהליך.
- בדיקת הפתעה של יתרת מזומנים קטנים ויתרות.
יתרונות הבקרה הפנימית החשבונאית
להלן כמה מהיתרונות של בקרות חשבונאיות.
- יומן הפעולות מזהה את האחראי לכל שגיאה.
- דיוק דוחות כספיים ויישום כספים
- שימוש יעיל במשאבים למטרה המיועדת
- מועיל בהנחיית ביקורת
- בסיס חזק לצמיחה משמעותית יותר
- זיהוי ותיקון של כל אי התאמה שזוהה
- חיסכון בעלויות ובמשאבים
חסרונות של בקרה פנימית חשבונאית
להלן כמה חסרונות של בקרות חשבונאיות.
- לפעמים מעצבן וגוזל זמן עבור העובדים
- העלות הגבוהה של שמירה על בקרות ותקנים
- תלוי יתר בדוחות כספיים וביקורת
- שכפול עבודה
נקודות חיוניות שיש לציין לגבי שינוי בבקרת חשבונאות
- כל שינוי בתהליך אחד משפיע על השני.
- אין לבצע את השינוי באמצע תקופת חשבונאות, מכיוון שהוא ישפיע על תזרים העסקה.
- יש ליידע את כל השינויים לרואי החשבון.
- יש לתעד ולשדר היטב כל שינוי עם כל בעלי העניין.
- זה צריך להיות חסכוני.
סיכום
בקרות פנימיות חשבונאיות אינן התפתחות אחרונה, אלה קיימות כבר זמן רב. היתרון המשמעותי ביותר בבקרות חשבונאיות הוא בכך שהוא מחזיר את אמונתו של הציבור הרחב בחברות הרשומות בציבור. בעקבות שערוריות ערכיות גבוהות בארצות הברית של חברות כמו טייקו ואנרון הרעידו את אמון הציבור הרחב במערכת הנהלת החשבונות.
SOX ידוע גם בשם חוק סרבנס-אוקסלי, נחקק על ידי הקונגרס של ארצות הברית כדי להגן על בעלי העניין מכל שערוריות חשבונאיות ארגוניות. זה גם הופך את הכפייה לארגונים לעקוב אחר הנחיות הגילוי הארגוני ודרישות אחרות. העניין כאן הוא שבקרות חשבונאות הן כיום חלק משולב בכל ארגון, שבלעדיו מערכת הנהלת החשבונות היא כמו מכונית ללא בלמים, ואף אחד לא רוצה לנסוע במכונית כזו. לכן חובה כי כל ארגון השואף לגדול ולהשתפר צריך להיות בעל שליטה חשבונאית חזקה.